È un documento che certifica l’avvenuta restituzione della caparra versata al termine di un rapporto contrattuale, tipicamente un contratto di locazione. Serve a comprovare l’importo restituito, eventuali detrazioni per danni o spese, la data e la firma delle parti, liberando il soggetto che restituisce la caparra da future rivendicazioni relative a quell’importo. In pratica tutela entrambe le parti fornendo prova scritta dell’accordo sulla chiusura dei conti.
Come scrivere una ricevuta restituzione caparra per fine contratto
La ricevuta di restituzione della caparra al termine del contratto deve contenere in modo chiaro e completo tutta la documentazione identificativa e contabile che renda inequivocabile l’operazione effettuata: occorre innanzitutto indicare con precisione le parti coinvolte, riportando nome e cognome o ragione sociale, codice fiscale o partita IVA, indirizzo di residenza o sede legale e dati di contatto del locatore e del conduttore; è buona prassi allegare copia dei documenti di identità delle parti o indicarne i riferimenti sul documento. Devono comparire i dati del contratto cui la restituzione si riferisce, cioè il tipo di contratto (locazione abitativa, locazione commerciale, contratto di affitto uso diverso, ecc.), la data di sottoscrizione, la data di scadenza o di risoluzione, eventuale numero di registro o riferimento identificativo, e l’indicazione precisa dell’unità immobiliare interessata (indirizzo completo, piano, interno, particelle catastali o identificativi catastali se disponibili), nonché il riferimento al verbale di consegna e allo stato dei luoghi all’atto della riconsegna delle chiavi. Sulla ricevuta va riportata la somma originariamente versata a titolo di caparra o cauzione, con la data e la modalità di versamento, e la specificazione sulla natura della somma versata: se si tratta di caparra confirmatoria, caparra penitenziale, cauzione o deposito a garanzia; questa distinzione è fondamentale perché determina gli effetti giuridici e deve risultare esplicitata nel documento.
Il documento deve poi dettagliare l’operazione di restituzione: l’importo totale restituito, la valuta, eventuali trattenute operate e la motivazione puntuale di ciascuna trattenuta. Se sono state effettuate trattenute per danni, canoni non pagati, spese condominiali o altre voci a carico del conduttore, occorre descrivere in modo analitico ogni voce dedotta, allegando o facendo riferimento agli atti giustificativi quali fatture, preventivi, ricevute di pagamento, note di addebito, verbali di intervento o fotografie dello stato dei danni; deve risultare chiaro il calcolo che porta dall’importo iniziale della caparra all’importo effettivamente restituito, con l’indicazione del residuo eventualmente ritenuto a titolo di saldo. Se il rimborso è stato effettuato in più tranche o se parte della caparra è stata vincolata per ulteriori verifiche, questo calendario e le condizioni per eventuali successivi rimborsi devono essere espressi con precisione, compresa la scadenza entro la quale le ulteriori somme saranno eventualmente restituite o motivate.
È indispensabile indicare la data, il luogo e la modalità con cui è avvenuta la restituzione effettiva: se in contanti, specificare la somma consegnata contestualmente e apporre l’annotazione di avvenuta identificazione del percettore; se tramite bonifico bancario, indicare l’IBAN accreditato, la data dell’ordine di bonifico e, se possibile, il CRO o la causale utilizzata; se tramite assegno, indicare il numero e la banca emittente. Nel caso di caparre depositate su conti intestati al locatore che abbiano prodotto interessi per legge, va indicato se gli interessi sono stati calcolati e corrisposti, riportandone l’importo e il periodo di maturazione. Devono inoltre essere riportate le letture dei contatori e le eventuali pratiche di chiusura o voltura delle utenze, con i relativi riferimenti o ricevute di saldo, quando la riconsegna della caparra è condizionata al riordino delle utenze.
La ricevuta dovrebbe contenere una dichiarazione che attesti lo stato delle pendenze: una formula che dichiari che, dopo le trattenute indicate, non sussistono ulteriori somme dovute dall’una o dall’altra parte in relazione al contratto cessato, oppure che specifichi eventuali crediti residui e la loro previsione di riscossione. È opportuno includere l’esplicita sottoscrizione delle parti con nome, cognome, data e luogo di firma, e l’indicazione dei documenti identificativi esibiti al momento della firma; se presenti, vanno riportati anche i dati e le firme dei testimoni o del delegato. La ricevuta deve inoltre fare riferimento agli allegati che ne costituiscono parte integrante: copia del contratto, verbale di riconsegna delle chiavi e dello stato dei luoghi, fotografie o report di danni, fatture e preventivi giustificativi delle trattenute, ricevute di pagamento, estratto conto del bonifico o ricevuta dell’assegno, e ogni documento che sostenga le voci contabili indicate.
Infine, è utile che il documento contenga una breve clausola che specifichi se la restituzione è effettuata “in via definitiva” o “sottoposta a verifica”, esplicitando i termini per eventuali contestazioni; questo permette di chiarire se con la firma si dà atto della chiusura totale del rapporto economico oppure se le parti si riservano di effettuare ulteriori accertamenti. Sebbene non sia obbligatorio inserire riferimenti normativi, per completezza e trasparenza può essere utile richiamare le norme rilevanti o indicare che la restituzione avviene nel rispetto delle disposizioni applicabili, e in caso di dubbi o contestazioni lasciare esplicita menzione della possibilità di adire alle procedure di mediazione o tutela giudiziaria. Per praticità e tutela di entrambe le parti si redigono sempre due copie della ricevuta, una per ciascuna parte, e si conservano tutti gli allegati giustificativi a corredo.
Modello ricevuta restituzione caparra per fine contratto
RICEVUTA DI RESTITUZIONE CAPARRA
Luogo: ______________________________________________________
Data: _______________________________________________________
Tra:
Nome e cognome/Denominazione del Restituisce (Locatore/Deposittario): ______________________________________________________
Codice fiscale/Partita IVA: ______________________________________________________
Documento d’identità (tipo e numero): ______________________________________________________
Indirizzo: ______________________________________________________
E
Nome e cognome/Denominazione del Ricevente (Conduttore/Deposito ricevuto): ______________________________________________________
Codice fiscale/Partita IVA: ______________________________________________________
Documento d’identità (tipo e numero): ______________________________________________________
Indirizzo: ______________________________________________________
Premesso che:
– In data ______________________________________________________ è stato stipulato il contratto di locazione/fornitura/altro (specificare): ______________________________________________________
– Oggetto del contratto/Immobile/beni: ______________________________________________________
– Caparra confirmatoria/versamento cauzionale ricevuto in data ______________________________________________________, per l’importo di € ______________________________________________________ (in lettere: ______________________________________________________).
Si dichiara che:
Il/La sottoscritto/a ______________________________________________________, in qualità di ______________________________________________________, ha restituito al/alla Sig./Sig.ra ______________________________________________________, a saldo e completa liberazione di ogni obbligazione relativa alla caparra/cauzione versata, l’importo netto di € ______________________________________________________ (in lettere: ______________________________________________________).
Dettaglio restituzione:
Importo totale caparra originaria: € ______________________________________________________ (in lettere: ______________________________________________________)
Trattenute/Compensazioni effettuate (specificare motivo e importo):
1) Motivo: ______________________________________________________ – Importo: € ______________________________________________________
2) Motivo: ______________________________________________________ – Importo: € ______________________________________________________
3) Motivo: ______________________________________________________ – Importo: € ______________________________________________________
Totale trattenute: € ______________________________________________________ (in lettere: ______________________________________________________)
Importo restituito: € ______________________________________________________ (in lettere: ______________________________________________________)
Modalità di pagamento della restituzione:
Pagamento effettuato in data: ______________________________________________________
Metodo: (contanti/bonifico/assegno/altro) ______________________________________________________
Se bonifico/assegno, coordinate/banca/numero assegno: ______________________________________________________
Con la presente il/la Ricevente dichiara di aver ricevuto la somma sopra indicata a piena, completa e definitiva quietanza, rinunciando a qualsiasi ulteriore pretesa in relazione alla caparra/cauzione versata in relazione al contratto sopra richiamato.
Eventuali osservazioni: ______________________________________________________
______________________________________________________
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Firme
Firma del Restituisce (Locatore/Deposittario)
Nome e cognome: ______________________________________________________
Firma: ______________________________________________________
Data: ______________________________________________________
Firma del Ricevente (Conduttore/Beneficiario)
Nome e cognome: ______________________________________________________
Firma: ______________________________________________________
Data: ______________________________________________________
Allegati (se presenti): copia documento d’identità del Restituisce: ______________________________________________________
copia documento d’identità del Ricevente: ______________________________________________________
ricevute/bollettini/banca comprovante il pagamento: ______________________________________________________