La ricevuta di consegna dei buoni carburante è un documento che attesta il passaggio di mano dei buoni carburante da un soggetto a un altro, solitamente da un’azienda ai propri dipendenti o collaboratori. Serve a certificare che l’importo e la quantità dei buoni sono stati effettivamente consegnati al destinatario, offrendo così una prova utile sia per fini amministrativi sia per eventuali controlli fiscali. La ricevuta contiene in genere i dati di chi consegna e di chi riceve, la data, la descrizione e il valore dei buoni, oltre alle firme delle parti coinvolte, garantendo trasparenza e tracciabilità nell’operazione.
Come scrivere una ricevuta consegna buoni carburante
Una ricevuta di consegna di buoni carburante rappresenta un documento fiscalmente e amministrativamente rilevante, utilizzato per attestare l’effettiva consegna di tali buoni da parte di un soggetto cedente a uno o più soggetti beneficiari. Affinché sia correttamente redatta e risponda sia alle esigenze di trasparenza sia agli obblighi normativi e di controllo interno, la ricevuta deve contenere una serie di informazioni dettagliate.
Innanzitutto, è fondamentale riportare i dati identificativi completi del soggetto che effettua la consegna dei buoni carburante, ovvero il cedente. Questo comprende la denominazione o ragione sociale se si tratta di una società, il nome e cognome se si tratta di una persona fisica, la partita IVA o il codice fiscale, l’indirizzo della sede legale o del domicilio, e ogni altro elemento utile all’identificazione, come eventuali recapiti telefonici o email. Analogamente, devono essere indicati con precisione anche i dati del soggetto ricevente, cioè del beneficiario dei buoni, che può essere un dipendente, un collaboratore, un cliente o altro soggetto idoneo. Anche in questo caso occorrono nome e cognome, codice fiscale, e se pertinente l’indicazione della posizione lavorativa o del ruolo aziendale.
Passando agli elementi oggetto della consegna, la ricevuta deve specificare in modo chiaro e dettagliato il numero esatto dei buoni carburante consegnati, indicando per ciascun buono il valore nominale espresso in euro, la tipologia (ad esempio buoni elettronici, cartacei, associati a specifici distributori o multimarca), l’eventuale codice identificativo, la data di scadenza se prevista e ogni altra caratteristica utile a distinguere i singoli buoni. È importante che tali indicazioni siano puntuali per garantire la tracciabilità dei buoni stessi e prevenire utilizzi illeciti o contestazioni future.
Nella ricevuta deve essere presente la data e il luogo di effettiva consegna dei buoni carburante, in modo da definire con esattezza il momento a decorrere dal quale il beneficiario ne assume la disponibilità e la responsabilità. La data è altresì rilevante ai fini di eventuali verifiche fiscali o amministrative, soprattutto per quanto riguarda la deducibilità del costo o l’esenzione contributiva e fiscale prevista per i buoni carburante, secondo la normativa vigente.
Altrettanto importante è l’indicazione della causale della consegna. Questo elemento serve a specificare il motivo per cui i buoni vengono consegnati, ad esempio come benefit aziendale, premio di produzione, omaggio promozionale, rimborso spese o altra motivazione. La causale permette di inquadrare correttamente la natura dell’operazione sia dal punto di vista contabile sia da quello fiscale.
La ricevuta deve poi contenere le dichiarazioni di entrambe le parti. Da un lato, il cedente deve attestare di aver consegnato i buoni carburante nelle quantità e nelle modalità indicate; dall’altro, il ricevente deve dichiarare di averli ricevuti. Spesso questa doppia attestazione è formalizzata mediante la doppia firma sul documento: la firma del consegnante e quella del destinatario. In alcuni casi, specie in ambito aziendale, può essere prevista anche l’apposizione del timbro aziendale.
Infine, in relazione alle normative sulla privacy, ove siano trattati dati personali, la ricevuta può contenere una breve informativa o il riferimento a un’informativa già fornita ai sensi del Regolamento UE 2016/679 (GDPR), per garantire che il trattamento dei dati avvenga in modo lecito e trasparente.
In sintesi, una ricevuta di consegna buoni carburante, per essere completa e idonea a soddisfare tutte le esigenze amministrative, fiscali e di controllo interno, deve presentare un livello di dettaglio e di precisione tale da rendere inequivocabile l’avvenuta consegna, l’identità delle parti, le caratteristiche dei buoni, il momento e la motivazione dell’operazione, nonché il consenso esplicito delle parti coinvolte, il tutto nel rispetto della normativa vigente.
Modello ricevuta consegna buoni carburante
RICEVUTA DI CONSEGNA BUONI CARBURANTE
Il/La sottoscritto/a ________________________________________, nato/a a _____________________________ il ___/___/______, codice fiscale __________________________, dipendente della società ___________________________________, dichiara di aver ricevuto in data ___/___/______ i seguenti buoni carburante:
– Numero buoni: ______________________
– Valore nominale di ciascun buono: € ________________
– Totale valore complessivo: € ________________
– Tipologia buoni: _____________________________
– Estremi identificativi (numero serie/progressivo): ____________________________________________
I buoni ricevuti saranno utilizzati esclusivamente per le finalità aziendali, in conformità alle disposizioni vigenti e alle policy interne dell’azienda.
Il/La sottoscritto/a si impegna a custodire i buoni ricevuti con diligenza e a restituire eventuali buoni non utilizzati secondo le indicazioni dell’azienda.
Data: ___/___/______
Firma del ricevente _________________________________
Firma del consegnante ______________________________
(Timbro aziendale, se necessario)